E-Mail Funktion
Mit unserer E-Mail-Funktion können Sie Ihre relevanten Unterlagen ganz bequem per E-Mail senden. Das System erkennt automatisch die relevanten Dokumente und fügt sie nahtlos in die richtige Steuerakte ein.
Die neue Art Belegübertragung zu denken
Erleben Sie eine blitzschnelle Übermittlung von bereits digitalisierten Dokumenten. Mit unserer innovativen Lösung verwalten Sie mühelos sämtliche Mandantenrechnungen über eine zentrale E-Mail-Adresse.
Der Zielordner wird automatisch anhand des Betreffs oder der E-Mail-Adresse bestimmt. Dank dieser intelligenten Zuordnungstechnologie sparen Sie wertvolle Zeit und minimieren Fehler. Und das Beste daran: Lieferanten können Rechnungen direkt an Ihre zentrale Posteingangsadresse senden, wodurch der gesamte Prozess noch effizienter wird.
Steigern Sie Ihre Effizienz
In einer einzigen E-Mail können sich mehrere Rechnungen verbergen, doch keine Sorge – wir ziehen sämtliche Anhänge für Sie heraus. Wir extrahieren nicht nur PDF-Formate, auch andere Dateiformate sind kompatibel. Falls eine E-Mail selbst als Rechnung verfasst wurde und keine Anhänge enthält, erstellt unsere Software für den Dokumentenimport automatisch eine Rechnung in PDF-Format. Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf und sparen Sie wertvolle Zeit!
Viel Dynamik, bringt viel mehr Potential und Möglichkeiten.
Unser zentrales Postfach nimmt alle Ihre Rechnungen automatisch auf, ohne dass Sie sich Sorgen um zeitraubendes Zwischenspeichern machen müssen. Mit diversen Automatisierungsmechanismen, wie beispielsweise Outlook Regeln, wird Ihr Arbeitsprozess noch effizienter. Setzen Sie die digitastic E-Mail-Adresse einfach in das Feld BCC beim Versenden der Ausgangsrechnungen ein.
Individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse
Für unsere Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Software, es erfolgt alles direkt aus Ihrem vertrauten E-Mail-Programm. Als zusätzliches Feature bieten wir Ihnen die Möglichkeit, eine Bestätigungsmail anzufordern, sobald Ihre Übermittlung erfolgreich war. Ihre Sicherheit hat für uns oberste Priorität, daher ermöglichen wir die Freigabe von Absenderadressen, um Ihre Daten zu schützen. Beliebig viele Absenderadressen machen den Einsatz sehr flexibel. Außerdem integrieren wir eine effektive Viren-Erkennung und Schutz vor Phishing-Mails, um Ihre Kommunikation noch sicherer zu gestalten.
Rechtssichere Aufzeichnung
Um den steuerrechtlichen Anforderungen zu entsprechen, zeichnet unser System für jede importierte Rechnung sämtliche relevanten Details der ursprünglichen E-Mail auf. Dazu zählen u. a. Absender, Empfänger, Betreff und Datum. Zur Weiterleitung von E-Mails mit Rechnungen im Anhang bekommt jedes Unternehmen eine eigene Adresse zur Verfügung gestellt. E-Mails an diese Adresse werden direkt dem entsprechenden Mandanten der Kanzlei zugeordnet. Digitastic extrahiert nun die Anhänge und stellt diese in der Buchhaltung zur Verfügung. Das funktioniert manuell, aber auch mit Hilfe diverser Automatisierungsmechanismen wie Regelassistenten in Outlook.